Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключение договоров в электронной форме: о чем нужно знать сторонам?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важный этап — осмотр жилья. Можно ли его провести дистанционно? Технически для этого нет препятствий. Например, продавец может показать квартиру по видеосвязи или предоставить подробный видео- или фотоотчёт. Но при таком способе всегда есть риск что-то пропустить. Нельзя также исключить, что продавец умышленно скроет недостатки жилья. Поэтому лучший вариант — это лично осмотреть объект покупки. Только так вы сможете увидеть реальное состояние квартиры или дома.
Что нужно сделать, чтобы начать заключать договоры в электронном виде
Прежде чем начать заключать договоры и обмениваться соответствующими документами в электронном виде, контрагентам нужно договориться о двух моментах. Во-первых, о способе обмена документами (на бумаге или в электронном виде). Соглашение об этом может быть заключено как письменно, так и устно. Во-вторых, о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы.
Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) выделяются три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются по надежности и сложности получения.
Если участники документооборота договорились об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно. Это связано с тем, что условия признания квалифицированной электронной подписи описаны в Законе № 63-ФЗ.
Если же контрагенты договорились, что будут использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, им придется заключить соглашение сторон, подписанное собственноручно, которое будет содержать описание условий признания такой подписи.
Технические ограничения
Как было сказано выше, чтобы начать заключать договоры в электронном виде, оба контрагента должны иметь сертификат ключа проверки электронной подписи и средства электронной подписи – программное обеспечение, с помощью которого можно сформировать электронную подпись.
Кроме того, чтобы обмениваться формализованными юридически значимыми документами через Интернет, необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота. Применительно к электронным счетам-фактурам это требование диктуется «Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП», утвержденным приказом Минфина России № 50н. Согласно данному Порядку электронный счет-фактура может быть передан только через оператора электронного документооборота (ЭДО) в установленном ФНС xml-формате.
Формализованный акт или накладную без участия оператора сформировать тоже не удастся: согласно приказу ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, утвердившему рекомендуемые форматы накладной и акта сдачи-приемки работ (услуг), эти документы должны содержать идентификаторы участников документооборота и оператора.
Наконец, если у компании значительный по объемам документооборот, для хранения и поиска электронных документов потребуется завести электронный архив.
Условий немало, но если компания уже сдает в электронном виде отчетность в контролирующие органы, этот перечень ее вряд ли напугает. У такой организации есть ключ электронной подписи и средства электронной подписи, компания работает со специализированным оператором связи. Зачастую услуги оператора электронного документооборота предоставляют те же организации, что отправляют отчетность. А значит, искать нового партнера, скорее всего, не придется. Наконец, возможность хранения электронных документов есть в большинстве систем электронного документооборота.
Вопрос 5. Нужна ли доверенность?
При заключении дистанционной сделки с участием нотариусов доверенность не требуется. До этого, чтобы купить или продать имущество в удалении от постоянного места жительства, нужно было действовать через представителя, на которого оформлялась доверенность.
«Такая доверенность — это не только лишняя головная боль, но и высокие риски. Она влечет за собой серьезные правовые последствия и нередко становится инструментом в руках мошенников. С ее помощью совершаются незаконные сделки в простой письменной форме, а обманутые люди остаются без жилья и денег. В рамках же дистанционной сделки покупатель и продавец недвижимости могут контролировать весь процесс лично, без лишних трат времени и денег», — рассказал нотариус.
Когда разрешено и когда запрещено заключать соглашения удаленно
Основным нормативным документом, регулирующим правила подписания и исполнения соглашений, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 устанавливает общие требования к форме соглашений и говорит о том, что сделки заключаются как в бумажном, так и цифровом виде. Таким образом, заключение электронного договора признано текущим российским законодательством и признается допустимой практикой.
Поскольку основным инструментом для удаленного подписания сделок является электронная подпись, правила подписания электронных документов регулируется федеральным законом №63-ФЗ. В этом законе подробно рассмотрены имеющиеся на территории РФ виды ЭП и сказано, что документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
В том же законе сказано, что заключение договора в электронном виде не исключается в отдельных случаях. К таким случаям относятся:
В то же время имеются случаи, когда заключение договора онлайн — это единственный способ подписать соглашение. Например, исключительно в цифровом виде подписываются контракты, заключаемые по итогам проведения тендеров.
Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.
Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.
Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.
Оформление дистанционного договора
Дистанционный договор оформляется по образцу обычного трудового контракта — с указанием предмета договора, наименования сторон, условий, прав и обязанностей исполнителя и заказчика. Работодатель, кроме контракта, должен отослать должностную инструкцию, положения о командировках, порядке оплаты труда, начислении премий и штрафов (если такое предусмотрено), другие документы.
Работник высылает копии паспорта, диплома, трудовой книжки, военного билета — документов, которые обычно необходимы для официального оформления договора. Но, конечно, есть и отличия от других типов контракта, связанные с особенностями контроля и места работы.
Отметим основные типовые пункты договора для удаленного труда.
- Субъектами договора будут наниматель и работник. Указываются полные данные заказчика и исполнителя.
- Предмет договора. Стандартная запись о работе, на выполнение которой заключается соглашение. Например, предметом труда в договоре может быть публикация материалов на сайте заказчика.
- Место выполнения работы. Исполнитель указывает, по какому адресу он будет находиться во время исполнения своих обязанностей. Этот пункт не обязателен, но желателен для дистанционного договора, особенно для тех, кто живет, например, в районах Крайнего Севера.
- Указание графика работы исполнителя. Если это полный день, обычно указывают 8 часов и необходимость нахождения в сети.
- Особенности организации труда работника. Обязательно должно быть указано, какие программно-технические средства, электронные средства защиты информации он использует.
Электронные подписи в Великобритании
В английском праве не предусмотрены требования к форме физической подписи для договоров.
|
Суды Великобритании признают действительными различные виды подписей, в том числе подписи в виде крестика, инициалов или даже фраз, которые позволяют однозначно понять, кто подписал документ. Например, отец может подписаться как «Твой любящий папа». |
Даже без ИП можно заключить договор. В теории
Теоретически фрилансер может использовать разные виды договоров, например, авторский договор или договор подряда. Каждый имеет свои нюансы, Но суть одна — клиент по договору получает работы/услуги, и обязуется оплатить их исполнителю (фрилансеру). Также по российскому законодательству, если ваш клиент — фирма, то ее бухгалтерия обязана удержать из сумм гонораров налоги, в частности, НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13%. Если вы заключили договор на сумму 1000 руб., на счет получите 870 руб.
Однако компаниям не интересно заключать договоры с физическими лицами, из-за необходимости разбираться с налогами. Поэтому проще всего зарегистрировать ИП и сотрудничать с клиентами как индвидуальный предприниматель. Сразу перейдите на упрощенку (упрощенный режим налогообложения) с оплатой 6% от оборота. Теперь вы заключаете договор с клиентом, получаете от него оплату на счет и сами платите все налоги с доходов.
Как быть с актом передачи квартиры арендатору?
Акт передачи подписывается в том же порядке, что и сам договор найма. Имеет значение лишь то, чтобы арендатор проверил наличие того имущества, которое передается вместе с квартирой, а также данные счётчиков. Все недостающие сведения одновременно вносятся сторонами в свои документы.
Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре
В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.
Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:
- причину перевода;
- список работников, которых переводят;
- срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
- порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
- порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.
На выплату налогов местонахождение владельца квартиры влияет только в плане того, является ли он резидентом или нет. В последнем случае налогообложение по НДФЛ увеличивается. Но делать отчисления в пользу государства нужно в любом случае.
Стоит отметить, что у собственника при получении такого дохода есть 2 варианта, оптимизирующих его налогообложение:
- оформить себя в качестве ИП и выплачивать налоги по ставке 6% с оборота или 15% – по системе «доходы минус расходы». В последнем случае в траты можно записать коммунальные платежи, а также деньги, которые будут идти на текущий или капитальный ремонт. Аналогично в отношении клининговых услуг. Что же касается ставки 6%, то она берётся с совокупного дохода. Как правило, деньги, связанные с предпринимательством, просто поступают на специальный расчётный счёт. И налоговая будет обращать внимание именно на совокупный доход;
- зарегистрироваться в качестве самозанятого и указывать доход, полученный от сдачи квартиры в аренду. В этом случае если прибыль вам будет поступать от физических лиц, налог придётся выплачивать по ставке 4%. А вот если от юридического лица, то ставка – 6%. Такой вариант выгоднее. Но учтите, что самозанятый не может иметь наёмных работников.
Digital-агентству «SMM — не МММ» нужен маркетолог на постоянную работу. Найти хорошего специалиста у себя в городе не получается, зато есть прекрасная кандидатура из соседнего региона — опытный маркетолог Елена. Сейчас она работает у конкурентов, но согласна перейти в «SMM — не МММ» на удаленную работу с окладом повыше. Такой формат всех устроит: маркетологу не нужно постоянно присутствовать в офисе.
Проблема. Елена настаивает на официальном оформлении с соцпакетом и отпуском. Через 2 года она планирует взять ипотеку, родить ребенка и уйти в декрет. Агентство тоже хочет гарантий для себя, так как маркетолог имеет доступ к личным кабинетам клиентов и их коммерческой информации.
Решение. Digital-агентство оформит Елену по трудовому договору на постоянную работу.
Трудовой договор заключается между работодателем и работником. По закону его можно заключить с удаленным сотрудником — это легально и называется дистанционной работой. Компания несет перед таким сотрудником обязательства по Трудовому кодексу: предоставляет отпуск и больничные, обеспечивает условия труда, ведет трудовую книжку, оплачивает служебные расходы и повышение квалификации.
Преимущества. Работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, а за серьезные нарушения ему можно объявить выговор и даже уволить. С сотрудником можно заключить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Если он его нарушит, то должен возместить убытки. С работником можно подписать договор о материальной ответственности — например, если ему предоставили служебный автомобиль или ноутбук. По трудовому договору никто не попросит предоплату, а все обязанности можно описать в должностной инструкции и требовать их исполнения.
Документооборот с удаленными сотрудниками можно организовать путем обмена электронными документами. Для этого придется изготовить ЭЦП, чтобы заверять договоры, распоряжения и отчеты без оригиналов на бумаге. Такая норма предусмотрена Трудовым кодексом.
Налоги. Если работник оформлен по трудовому договору, агентство платит за него страховые взносы: в ПФ, ФСС и ФФОМС. Еще нужно удерживать НДФЛ из зарплаты, предоставлять вычеты на детей и по уведомлениям из налоговой, начислять больничные, отпускные и правильно считать пособия. И потом все это грамотно отражать в расходах. Это несложно для бухгалтера, но обычно напрягает руководство.
Внимание! Трудовой договор — это очень ответственно. У работодателя больше гарантий, но и головной боли немало. Например, если сотрудник по договору подряда поехал к клиенту обсудить дизайн, попал в ДТП и сломал руку — это проблемы сотрудника. Если в такой же ситуации человек оформлен по трудовому договору, проблемы могут быть у компании. А еще по трудовому договору сложнее уволить: для этого нужны серьезные основания и придется выплачивать выходное пособие.