Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В глазах работодателя трудовая – это «лицо» работника. Если она заполнена неаккуратно, неграмотно и некорректно, то ее обладатель имеет очень мало шансов устроиться на работу. Человек, который заполняет трудовую, должен понимать всю серьезность того, что он делает, и подходить к этому максимально ответственно.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Как заполнять дубликат
Порядок такой:
- Берем чистый бланк.
- На первой странице сверху пишем «Дубликат».
- Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
- Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
- Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
- Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.
Здесь тоже имеются нюансы:
- данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
- внесенную информацию не заверяем. Это мы сделаем во время процедуры увольнения, заверив все «оптом».
Какой ручкой можно заполнять трудовую книжку
Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 — 6 настоящей Инструкции.Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна».Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил.
Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя.
Виды ошибок:
- Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
- Не верно указанные сведения о работе:
- В дате приема на рабочее место.
- Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
- Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
- Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
- В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
- Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
- При оформлении увольнения:
- Ошибочная дата увольнения.
- Неправильно сформулирована причина увольнения.
- Неверное использование основания.
- Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
- Неправильное внесение изменений.
- Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
- Перенесение неверной информации со старой книги.
- Внесение данных на основании неправильных документов.
- При утере некоторых сведений.
- Нет пометки о выдаче дубликата.
- Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
- Начало отсчета заново.
- Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
- Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.
Учет и хранение трудовых книжек
Учет новых экземпляров трудовых и вкладышей к ним организация (ИП) ведет в специальной приходно-расходной книге.
Ответственный кадровый сотрудник получает бланки в бухгалтерии на основании письменной заявки, а по окончании месяца отчитывается за использованные бланки и суммы, полученные от работников.
Кроме того, в компании в обязательном порядке ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, в которую заносятся сведения не только о новых бланках, но и обо всех труд. книжках, хранящихся у работодателя.
Трудовые книжки, как и вкладыши к ним, являются бланками строгой отчетности, поэтому должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в иных условиях, гарантирующих сохранность документов.
Книжки, вкладыши и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, должны храниться в организации (ИП) до востребования, а невостребованные – на протяжении 75 лет.
Запись в трудовой какой ручкой
Она должна содержать:
- Ф И О владельца;
- дату рождения (в числовом выражении);
- уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, указанной в дипломе;
- дату открытия трудовой книжки;
- подпись сотрудника;
- подпись лица, заполнявшего документ;
- гербовую печать организации.
Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2018: Сведения о работе Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:
- Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
- Дату приема на работу и других событий.
- Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения.
Какой ручкой заполнять трудовую книжку нельзя?
Вот список канцелярских принадлежностей, которые лучше не использовать для заполнения трудовой:
- Записи красной и зеленой ручкой в трудовой книжке считаются некорректными, как и в подавляющем большинстве других документов. Такие цвета противопоказаны для использования при заполнении официальных бумаг. Сфера применения зеленой и красной пасты обычно ограничивается учебными заведениями, но у многих людей складывается ошибочное мнение, что такие цвета допускаются и в других областях.
- Заполнение трудовой книжки карандашом возможно только в тех случаях, когда по каким-то причинам возникла необходимость создать временную запись, которая в будущем может быть удалена с помощью стирающей резинки. Запись карандашом не имеет официальной силы и при поступлении на новое место работы не будет восприниматься работодателем всерьез. Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.
- Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета. Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.
Настоятельно рекомендуется заполнять трудовую книжку не только аккуратно, но и внятно. Если документ заполнен слишком непонятным почерком, то это может вылиться в самые нежелательные последствия. Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Многих беспокоит вопрос, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии с инструкцией
Трудовая книжка должна быть заполнена в соответствии с особыми инструкциями, которые выдаются абсолютно всем сотрудникам отдела кадров и обязательны для ознакомления с ними. Но, к сожалению, многие кадровики пренебрегают этой обязанностью и из — за этого, в некоторых трудовых книжках можно встретить записи, которые прямо не соответствуют трудовому кодексу.
По сути, трудовая книжка работника — это его лицо, как человека осуществляющего рабочую функцию. Именно работник несет ответственность за то, как выглядит его трудовая книжка перед новым работодателем. В тоже время сразу понятно, что если другой работодатель увидит неправильно сделанную запись в трудовой работника, у него сложится не очень приятное мнение о прошлой работе и организации работодателя.
Зачем вам создавать себе такую, не самую приятную славу? Не проще ли научить своего сотрудника отдела кадров вносить правильно информацию о трудовой книжке в специальные пустые бланки? Помимо этого, изучите нормы трудового кодекса ТК РФ , отвечающие за правильность оформления этого документа, ведь этот акт является главным нормативно правовым актом в нашей стране в сфере труда.
Также существуют различные положения и комментарии Минтруда по этой теме. Как только вы сами будете знать, как правильно оформляются отметки в трудовой книге, так сразу у вас исчезнут проблемы с заполнением этого документа. Между прочим, эта информация также полезна не только для работодателей и сотрудников отдела кадров , но и для самих работников, которые также должны знать, как правильно должны выглядеть записи в них трудовой и уметь их делать по всем правилам закона.
В трудовую книжку сначала вносятся сведения об инициалах работника, о его дате рождения, о его профессии, специальности и образовании. Но самое главное, датами и подписями записывают сроки работы работника у того или иного работодателя на конкретной должности, а также причины увольнения, которые могут стать определяющими.
Попросту это значит, что работник никогда раньше не занимался трудовой деятельностью, а это предполагает то, что именно нынешний работодатель должен завести на имя работника трудовую книжку. Конечно, подобное положение вещей может не слишком радовать работодателя , но повторимся, именно он несет ответственность в равной степени с сотрудником отдела кадров за её заполнение.
Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку
При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.
В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.
Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».
После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.
Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».
В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.
Заполнение трудовой книжки черной гелевой ручкой
При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
- Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
- Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
- В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.
- Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО: Примеры А. С.
Можно ли в трудовой книжке делать запись черной гелевой ручкой
Аннинская школа интернат 35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136 дошкольное отделение Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров. Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника. Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше. На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день.
Можно ли писать в трудовой книжке гелиевой ручкой или с черной пастой?
Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.
В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.
В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:
- по их желанию;
- при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).
Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.
В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.