Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчёты по НДФЛ в 2023 году: инструкция от ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.
Новые сроки и расчётный период
Когда платить налоги
С 2023 года компании будут переводить налоги на единый налоговый счёт к единому сроку — уплатить налоги нужно будет до 28-го числа каждого месяца. Расчётный период для НДФЛ установлен с 23-го числа предыдущего месяца до 22-го числа расчётного месяца.
Например, если компания удерживает НДФЛ с зарплаты, выплаченной с 23 марта до 22 апреля, то заплатить налоги с неё она должна до 28 апреля.
Специальные сроки для января и декабря
Январь: удержанные налоги с зарплаты, начисленной с 1 по 22 января, уплачиваются до 28 января.
Декабрь: удержанные налоги с зарплаты, выплаченной с 23 по 31 декабря, уплачиваются в последний рабочий день года.
Когда сдавать декларации
Установлен новый единый срок сдачи налоговых отчётов — до 25-го числа, следующего за отчётным периодом. У 6-НДФЛ отчётным периодом считается I квартал, 6 и 9 месяцев. За год декларацию сдаём до 25 февраля. 3-НДФЛ сдаётся за год до 30 апреля следующего года.
Изменения 6-НДФЛ и 3-НДФЛ
6-НДФЛ. Поправки коснулись раздела 1 формы. Теперь работодатели указывают только сумму к уплате налогов без сроков перечисления налога — сроки в отчёте будут фиксированные. Раздел 2 остался без изменений.
3-НДФЛ. На изменения повлияли введение нового срока уплаты налогов и ЕНП:
-
В форме учтён единый срок уплаты налогов.
-
Теперь в заявлении на возврат переплаты по НДФЛ нужно указывать меньше сведений — информацию о счёте, на который возвращается переплата, и её сумму.
-
В раздел 2 добавлена строка, в которой отражен налог, возвращённый при получении вычета по НДФЛ.
-
В форме теперь отражаются вычеты за оплату спортивных и других оздоровительных мероприятий.
Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»
В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.
Вот эти данные:
- ставка налога;
- общая сумма дохода;
- налоговая база;
- сумма налога исчисленная;
- сумма фиксированных авансовых платежей;
- сумма налога удержанная;
- сумма налога перечисленная;
- сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
- сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:
- в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
- в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
- в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
- в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.
Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:
- НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
- цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).
Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.
Ошибки при заполнении параграфов справки
Оформление документа предполагает использование стандартного бланка. Не допускаются зачеркивания, подчеркивания, использование белого корректора и цветного маркера. Самые распространенные ошибки, которые допускают бухгалтера при составлении документа:
- Неправильно указан формат даты выдачи документа. Правила допускают следующий стандарт: Число. Месяц. Год.
- Некорректно заполнено поле «налоговый агент». В данном параграфе должна стоять виза (подпись) сотрудника бухгалтерии, уполномоченного для выдачи документа. Виза проставляется только синими шариковыми чернилами, и не закрывается мокрой печатью.
- Нахождение печати допускается только в определенном месте «М.П». Реквизиты штампа должны четко просматриваться и быть однородными.
Любые технические огрехи, неправильность в заполнении параграфов бланка может привести к тому, что справка будет признана недействительной.
Распространенные ошибки при оформлении 2-НДФЛ
Ошибка 1. Бланк справки, предназначенный для работника, не должен содержать счетных, цифровых и иных ошибок, недостоверных сведений. Например, неверное указание кодов. Не допускается также отсутствие обязательных данных, некорректные записи, сделанные не там, где требуется, либо записи, выходящие за пределы установленных им мест. При их наличии справка признается недействительной и подлежит переоформлению.
Ошибка 2. Неточные сведения, показатели, указанные в справке 2-НДФЛ, предназначенной для ИФНС, необходимо своевременно исправлять. Следует помнить, что на основании ст. 126.1 НК РФ налогового агента, который представил недостоверные, ошибочные данные, могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документ с ошибками.
Такими ошибками признаются, например, некорректный ИНН, информация, затрудняющая исчисление НДФЛ, либо неверное указание статуса налогоплательщика (например, вместо кода «1», присвоенного резиденту, записан код «2»).
Чтобы избежать санкций, налоговый агент должен вовремя представить ИФНС уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Т. е. сделать это нужно до того момента, как ошибки обнаружит налоговый инспектор и по факту их обнаружения составит соответствующий акт.
Какие еще документы подтверждают доходы ИП?
Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.
Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.
Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.
Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.
Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.
Срок предоставления 2-НДФЛ работодателем
Справки о доходах заполняются ежегодно по каждому сотруднику, получившему доход от работодателя, т.е. работодатель обязан сообщить о доходах, выплаченных сотрудникам в прошедшем году, до 1 апреля.
Каждый сотрудник в любой момент вправе обратиться за справкой по форме 2-НДФЛ к работодателю (или бывшему работодателю), п.3 статьи 230 НК РФ обязывает работодателя по заявлению выдавать справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. При этом в Налоговом кодексе не указаны сроки предоставления такой справки, обратимся к Трудовому кодексу, статья 62:
По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой (приказы о назначении, переводе, увольнении, выписки из трудовой, справки о доходах) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Копии документов должны быть предоставлены бесплатно и заверены должным образом.
Новые сроки уплаты НДФЛ в 2023 году
ФНС обращает внимание налогоплательщиков на основные изменения, касающиеся НДФЛ, привнесенные законом № 263-ФЗ. Среди них: иной расчетный период НДФЛ, другие сроки уплаты налога агентами и сроки сдачи 6-НДФЛ.
Расчетный период НДФЛ по-новому – это промежуток времени с 23 числа предыдущего месяца и вплоть до 22 числа текущего. Платить налог с 2023 г. нужно помесячно, не позднее 28 числа. Отсюда и следуют выше обозначенные сроки списания денег для целей уплаты налога. То есть, если НДФЛ удержали с 01.01 по 22.01, то заплатить его должны до 28.01 и т. д.
Таким образом, начиная с 2023 г. меняются не только сроки, но и принцип уплаты НДФЛ. До сего момента на сроки уплаты влияло то, с каких доходов удерживали данный налог. А вот уже в 2023 г. многое поменялось, и доминирующее значение приобрела дата его исчисления, удержания. Проследить эти перемены можно на уплате налога с зарплаты, выданной работникам за декабрь 2022-го.
Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику
Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2023. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:
- Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
- Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.
Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2023 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:
- сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
- обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
- соответствующую информацию о предоставленных вычетах.
Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.
Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.
Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта
Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.
Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.
В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этом8. Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.
Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛ9.
Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий день10. За нарушение этого срока возможен штраф11. А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2019 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 дней12. За отказ тоже предусмотрен штраф13.
Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через суд14, обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.
Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?
Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2019 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2020 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержания22.
Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работнику23.
Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.
Когда оформлять корректировку
Многие налоговые агенты, особенно начинающие, задаются вопросом – можно ли сдать корректировку по 2-НДФЛ. На самом деле можно, а точнее – очень даже нужно. Так, из порядка оформления справки 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, далее также – Порядок) следует такой ответ на вопрос, можно ли подать корректировку 2-НДФЛ: это не право, а скорее даже обязанность каждого налогового агента по НДФЛ.
Если взять корректировку 2-НДФЛ за 2021 год, то она необходима, если работодатель в 2021 году после сдачи соответствующей справки в ИФНС сделал перерасчет налога за 2021 год и понял, что нужно уточнить налоговые обязательства того или иного физлица – получателя от него дохода. Например, по причине:
- банальной опечатки;
- упущения бухгалтера предприятия;
- счётной ошибки и др.
В любом случае, необходимо знать, как сделать корректировку 2-НДФЛ, поскольку новая справка исправляет недостоверные данные из предыдущей справки.
Исходя из писем Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424, ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 недостоверные сведения (легального определения в законе нет) – это любые (!) ошибки в справках 2-НДФЛ. Например:
- неверная сумма;
- неправильный ИНН;
- ошибка в коде дохода и/или вычета;
- неуказание суммы НДФЛ, которую не получилось удержать;
- ошибки в персональных данных плательщиков (например, корректировка в 2-НДФЛ паспортных данных) и др.
В этих случаях делают корректировку 2-НДФЛ 2021 года. Это будет так называемая корректирующая (уточняющая) справка о доходах.
Как осуществляется корректировка
Важно! В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ, правки в справку можно вносить одним из способов: аннулированием или корректировкой.
В каком именно случае справку необходимо аннулировать, а когда корректировать в Порядке не указывается. Однако, в соответствии с нормами Порядка, аннулирование отменяет сведения, которые подавались ранее, без их замены на другие. Корректирующая справка 2-НДФЛ должна подаваться взамен предоставленной ранее, если необходимо изменить содержащиеся в ней сведения.
Таким образом, аннулирующая справка подается в том случае, если 2-НДФЛ в налоговую была предоставлена ошибочно, то есть подавать ее было не нужно.При этом ошибочными являются не только сведения, но и факт подачи справки. Корректирующая справка должна подаваться в том случае, когда 2-НДФЛ предоставлена правомерно, но сведения, которые в ней содержаться ошибочны.
Корректирующая 2-НДФЛ является документом, заменяющим первоначально предоставленную справку. В связи с этим следует помнить, что все разделы справки заполняются заново, а не только разделы, в которых допущены ошибки. Также следует иметь ввиду, чтобы № корректирующей справки совпадал с номером, который имела первоначально предоставленная справка. Но дата дублироваться уже не должна. Дата составления указывается новая.
Важно! Обязательно следует указать «Номер корректировки», например, 01, если корректировка предоставляется впервые. Если речь идет об аннулировании справки, то в поле «Номер корректировки» указывает код 99.
Цель изменений: упрощение уплаты налогов юрлиц и ИП. В настоящее время ошибок в платежных документах много и платежи не засчитываются, возникает техническая задолженность.
Преимущества нововведения:
- Одна дата в месяц для уплаты налогов — каждый месяц, 28 число.
- Одна дата в месяц для представления деклараций либо уведомлений исчисленной суммы — 25 число.
- Проще платить:
- один платеж в месяц: каждый месяц, 28 число.
- в платежном поручении только два изменяемых реквизита: ИНН и сумма.
Возможность изменения ИНН предусмотрена для уплаты за третье лицо. Остальные реквизиты платежа будут на сайте.
- Одна сумма расчетов с бюджетом — одна карточка расчета с бюджетом для всех налогов:
- нет ошибочных платежей;
- при наличии переплаты и недоимки нет излишних пеней;
- нет зачетов;
- один день для поручения на возврат;
- положительное сальдо на ЕНС можно использовать на перечисление за третье лицо;
- нет трехлетнего срока давности, поэтому переплату всегда можно использовать, даже через 4, 5 и более лет. Деньги возможно вернуть или произвести перечисление на ЕНС третьего лица.
- Будет проще разобраться с долгом:
- один день на снятие приостановления/ареста со счета;
- единый документ на взыскание долга с динамично изменяемой суммой — вместо новых документов на каждый новый долг.
- Онлайн-доступ к детализации начислений и уплат в Личном кабинете юрлица и ИП.
Будет видно и поступление денег на ЕНС, и как они распределены.
Единый налоговый платеж распространяется на все платежи за исключением:
- НДФЛ, патентов,
- сборов за пользование объектами животного мира,
- сборов за пользование объектами водных биологических ресурсов,
- НПД,
- госпошлины, по которой суд не выдал исполнительный документ,
- страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний.