Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В чем разница между секретарем и офис-менеджером?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Офис-менеджер — кто это?
Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.
Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.
Офис-менеджер: не путать с секретарем
В самом деле, почему не секретарь? В понимании большинства непосвященных людей эти понятия тождественны, и офис-менеджера нередко представляют секретарем руководителя или администратором. Однако, ни секретарь, ни администратор не наделены властными полномочиями (или наделены лишь небольшой частью). В отличие от них, офис-менеджер (от анг. «manager» – директор, управляющий) располагает рядом полномочий управленческого характера.
Прославленная в советский (и погруженная в критику в постсоветский) период управленческая стратегия соединяла воедино должности (следовательно, и должностные обязанности) секретаря и администратора. Уровень секретаря напрямую зависел от уровня его руководителя: чем выше директор, тем больше полномочий у секретаря. К чему было вводить новые должности, если можно сэкономить на трудовых ресурсах? Универсальный сотрудник – самый ценный «кадр».
Ответственность офис-менеджера
В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:
- прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
- работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
- планирование и подготовка приема посетителей;
- помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
- участие в подготовке деловых переговоров;
- заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- A
- B
- C
- D
- E
- F
- G
- H
- I
- J
- K
- L
- M
- N
- O
- P
- Q
- R
- S
- T
- U
- V
- W
- X
- Y
- Z
- А
- Б
- В
- Г
- Д
- Е
- Ё
- Ж
- З
- И
- К
- Л
- М
- Н
- О
- П
- Р
- С
- Т
- У
- Ф
- Х
- Ц
- Ч
- Ш
- Щ
- Э
- Ю
- Я
- «Документоведение и архивоведение» (46.03.02)
- «Библиотечно-информационная деятельность» (51.03.06)
- «Государственное и муниципальное управление» (38.03.04)
- «Информационное обеспечение профессиональной деятельности» (51.03.06)
- «Управление документами в условиях цифровой экономики» (44.03.04)
- окончить 11 классов;
- сдать ЕГЭ по профильным предметам;
- набрать проходной балл вуза.
Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.
Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;
Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.
Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.
Должностная инструкция офис-менеджера
Не исключено, что за рубежом круг обязанностей такого специалиста несколько отличается от отечественной должностной инструкции. Согласно действующему законодательству и штатному расписанию организации, зарегистрированной на территории РФ, офис-менеджер обязан:
1. Ознакомиться с учетом профиля деятельности компании и, руководствуясь директивными указаниями руководителя, организовать схему зонирования (или структуру) офиса;
Планировать и согласовывать с руководителем графики текущего ремонта и профессионального осмотра имеющегося оборудования, приобретения расходных материалов, сроки и способы утилизации изношенного оборудования соответственно нормам эксплуатации, представленным изготовителями. Чтобы получить основы этих знаний, существуют специальные курсы офис-менеджера.
К поиску офис-менеджера нужно подходить тщательно
Юлия Ковельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва
В процессе выбора соискателя нами были использованы материалы о трудовых резервах и информация из внешних источников. Прежде всего, для меня представляют интерес сотрудники, работавшие помощником руководителя крупномасштабной компании, а также бывшие руководители административного Департамента, имеющие опыт одновременного ведения нескольких проектов.
Первичным отбором соискателей была занята служба персонала. Она проверяла, насколько потенциальный сотрудник соответствует заявленным требованиям, рассматривались его рабочий потенциал и профессиональные навыки. Нам требуется офис-менеджер, готовый повышать свою квалификацию. Кандидату предложили решить кейсы с конкретными ситуациями. С учетом его решения делались выводы о степени доверия к нему предыдущего руководителя и уровне профессиональной пригодности соискателя.
Кому нужен офис-менеджер компании? Зарплата, перспективы
Такой сотрудник как офис-менеджер востребован на тех предприятиях, где у руководителя имеется офис, несколько сотрудников по найму, между которыми распределены рабочие функции. Безусловно, на крупномасштабном предприятии, где функционируют несколько офисов, потребуется не один офис-менеджер. В отличие от них, мелкие предприятия могут содержать в своем штате одного такого специалиста.
Среднемесячный размер заработной платы офис-менеджера, в зависимости от ресурсов работодателя и круга должностных обязанностей , составляет 25 – 50 тыс. рублей. Если вести речь о средней зарплате офис-менеджера по регионам, то она составляет около 35 тыс. рублей. Если вы претендуете на эту должность, вам необходимо грамотно составить резюме офис менеджера, образец этого документа можно скачать в интернете.
Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит также от того, к какому звену относится сотрудник. Зарплата служащего высшего звена, естественно превышает уровень оплаты офис-менеджера младшего или среднего звена.
Имеются ли перспективы профессионального и карьерного роста у офис-менеджера? Да, такие перспективы существуют, хотя их перечень не велик.
Итак, офис-менеджер компании может получить статус менеджера по персоналу. Имея наклонности к учету, офис-менеджер может переквалифицироваться в бухгалтера. Руководящими функциями бухгалтер не наделен, но при условии получения высшего экономического образования, перспектива роста до должности главного бухгалтера или финансового директора существует однозначно.
Должностная инструкция офис-менеджера
Не исключено, что за рубежом круг обязанностей такого специалиста несколько отличается от отечественной должностной инструкции. Согласно действующему законодательству и штатному расписанию организации, зарегистрированной на территории РФ, офис-менеджер обязан:
1. Ознакомиться с учетом профиля деятельности компании и, руководствуясь директивными указаниями руководителя, организовать схему зонирования (или структуру) офиса;
Планировать и согласовывать с руководителем графики текущего ремонта и профессионального осмотра имеющегося оборудования, приобретения расходных материалов, сроки и способы утилизации изношенного оборудования соответственно нормам эксплуатации, представленным изготовителями. Чтобы получить основы этих знаний, существуют специальные курсы офис-менеджера.
Офис-менеджер как фундамент компании
В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.
С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Офис-менеджер как фундамент компании
В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.
С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.
Специфика работы офис-менеджера
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:
Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.
Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.
Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.
Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.
Чтобы не было путаницы Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.
Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.
Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].
завести свой онлайн дневник »
новые дневники »
Секретари выполняют две основные функции, оказывая поддержку офисным менеджерам или руководителям и выполняя основные задачи администратора. Они отвечают на телефонные звонки, планируют встречи и встречи и пишут отчеты или документы от имени менеджеров и руководителей, обрабатывают входящую и исходящую почтовую почту и обновляют документы программного обеспечения при необходимости. Фактические обязанности могут меняться в зависимости от рассматриваемой должности, поскольку юридические секретари могут обрабатывать запросы от юридических клиентов и обновлять папки пациентов в медицинских учреждениях.
Обязанности офис менеджера и секретаря
Секретарь часто имеет диплом средней школы. Дополнительное обучение на рабочем месте предоставляется, поэтому секретарь изучает внутренние операции бизнеса и получает возможность использовать компьютерную систему в течение периода обучения. Юридическим и медицинским секретарям может потребоваться дополнительная сертификация от Национальной ассоциации юридических секретарей или Международной ассоциации административных специалистов. Офис-менеджеры часто проходят последипломную подготовку по вопросам офис-менеджмента, административных услуг или поддержки. Послешкольное образование может включать степень бакалавра или ассоциированную степень.
Так как офисные менеджеры имеют обширное образование и управляют другими сотрудниками в офисе, они получают более высокую зарплату, чем секретари, согласно опубликованной информации о зарплате Бюро статистики труда США. По состоянию на 2008 год руководители офисов и руководители наемных работников зарабатывали около 45 790 долл. США в год, а секретариаты зарабатывали в среднем 25 240 долл. США по состоянию на 2010 год. Самые высокооплачиваемые секретари зарабатывают 36 910 долл. США в год, что по-прежнему значительно ниже среднего показателя для руководителей бюро.
Где учиться на офис-менеджера
1. В вузе на специальностях:
Чтобы поступить в вуз и получить высшее образование, нужно:
2. В колледже — после 9 или 11 класса.
Образование (Что надо знать?)
Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.
Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.
Офис-менеджер — кто это?
Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.
Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.