Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать объяснительную записку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Как пишется объяснительная записка от руки или на компьютере
Объяснительная записка может писаться на компьютере или от руки в произвольной форме, главное, чтобы были соблюдены некоторые правила. В правом углу, в шапке нужно указать полное наименование организации, фамилию и имя директора, свою должность и ФИО.
К сожалению, удержать нашу в жизнь в рамках дисциплины и строгого расписания не всегда удается. Несмотря на сильное стремление, у нас не всегда получается так, как было задумано, ведь случается много непредвиденного или неучтенного. Особенно это касается школьников. Нередко им приходится пропускать уроки. даже самым дисциплинированным. Основания для этого могут быть разнообразные. И если после больничного справки выдаются лечащим врачом, то причину обычного пропуска придется объяснять родителям. А для этого следует знать, как пишется объяснительная в школу. И, как говорится, сани готовят летом. Лучше сами напишите ребенку заранее записку, чтобы с него не требовали затем в школе. Ну а наша статья подскажет, как.
Объяснительная записка образец о пропускном режиме
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться.
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.). ФАЙЛЫСкачать пустой бланк объяснительной записки .docзаполнения объяснительной записки .doc Зачем нужна объяснительная записка Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Рекомендуем прочесть: Оплатить штраф по уин онлайн банковской картой
Как пишется объяснительная записка в школу
Вообще, объяснительная от родителей в школу – это своеобразный документ, гарантирующий тот факт, что пропуск ребенка произошел по уважительной причине. Это значит, что ученик не получит наказания за отсутствие на занятиях. Поэтому вам следует научиться писать объяснительные записки, ведь случаи возможны всякие.
К сожалению, удержать нашу в жизнь в рамках дисциплины и строгого расписания не всегда удается. Несмотря на сильное стремление, у нас не всегда получается так, как было задумано, ведь случается много непредвиденного или неучтенного. Особенно это касается школьников. Нередко им приходится пропускать уроки, даже самым дисциплинированным. Основания для этого могут быть разнообразные. И если после больничного справки выдаются лечащим врачом, то причину обычного пропуска придется объяснять родителям. А для этого следует знать, как пишется объяснительная в школу. И, как говорится, сани готовят летом. Лучше сами напишите ребенку заранее записку, чтобы с него не требовали затем в школе. Ну а наша статья подскажет, как.
Как написать объяснительную записку на работе по поводу отсутствия на рабочем месте: образец, шаблон, примеры
Избежать объяснений перед начальством по поводу отсутствия на рабочем месте не удастся. Руководство вполне правомерно потребует написать объяснительную записку, ведь невыход на работу без уважительной причины является нарушением трудовой дисциплины.
В объяснительной записке необходимо указать причину отсутствия. Желательно, если она окажется уважительной, а еще лучше – если работник сможет предоставить документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте. Это могут быть справки, чеки или другие официальные бумаги с датой и временем отсутствия работника, подтвержденные подписью и печатью.
ВАЖНО: Нельзя давать ложную информацию, указывать неверные факты, ведь работодатель может проверить полученные в объяснительной данные.
Наиболее часто причиной отсутствия на работе в объяснительных указывают:
- болезнь или необходимость срочно посетить врача
- авария, поломка автомобиля
- погодные условия
- необходимость срочно устранить последствия затопления в квартире
Образец объяснительной по поводу отсутствия на рабочем месте:
- ФИО руководителя в правом углу сверху (например: «Директору ООО «Южный берег» Самуилову Александру Алексеевичу».
- Строчкой ниже – свои данные: «от бухгалтера Силиной Натальи Тимофеевны».
- Ниже по центру: «Объяснительная».
- С абзаца следующей строки: «28.02.2018 года я отсутствовала на работе в связи с тем, что у соседа сверху прорвало трубу, и моя квартира оказалась затопленной. Обнаружила я это в 8.00. Сразу же вызвала ремонтную бригаду и пыталась спасти от порчи собственное имущество. Бригада рабочих приехала через полтора часа после моего звонка, а к работе по устранению течи они приступили около 10.00. Ремонт был закончен в 13.30. Так как мой рабочий день длится до 14.00, приехать на работу я не успела. К объяснительной прилагаю справку из ЖЭКа, подтверждающую прорыв отопительной трубы и факт проведения ее ремонта».
- Последняя строка: «1.03.2018г , подпись, Силина Н.Т.»
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Регистрация объяснительных записок
По правилам делопроизводства данный вид документа должен быть зарегистрирован на предприятии. Формы регистрации объяснительных записок в организации могут быть трех видов:
- Журнальная – самая распространенная форма. Однако ее нельзя назвать удобной, ведь все записи идут в хронологическом порядке. При поиске необходимого документа часто приходится просматривать много листов журнала.
- Карточная регистрация – создаются специальные контрольно-регистрационные карточки. Вести карточную регистрацию могут одновременно несколько сотрудников.
- Электронная (автоматизированная) форма. Данные о документе заносятся в компьютер в регистрационно-контрольные карточки. Вся информация о входящих и выходящих документах хранится в специальной базе данных. После регистрации документа в базе данных дополнительно распечатывается регистрационная карточка.
При подаче объяснительной записки ей присваивается индекс исходящего документа. Такой индекс включает в себя индекс дела согласно номенклатуре дел, индекс структурного подразделения и порядковых номер документа в текущем году.
Объяснительная записка: основные правила написания / Электронный помощник секретаря (ЭПС)
Действующий закон не устанавливает чёткого определения понятию «объяснительная записка». Несмотря на это в ходе трудовых отношений, складывающихся на государственных и коммерческих предприятиях, очень часто оформляется указанный документ.
В большинстве случаев написание данной записки инициирует руководитель организации, служба охраны, правоохранительн ые органы. Такие действия обусловлены трудовым законодательство м, которое обязывает нанимателей требовать в ряде ситуаций письменное объяснение от работников о совершённых ими поступках (ТК: статья номер 199, статья номер 408).
Отметим также, что в соответствии с рекомендациями к документации, необходимой для ИП при урегулировании с сотрудниками фирмы трудовых отношений, утверждённым в декабре 2011 года (под № 135), объяснительная записка выступает основанием для публикации приказа по кадровому составу.
Если говорить в общем, то под объяснительной запиской подразумевается ненормативная документация, разъясняющая условия, причины действия, кого-либо происшествия, бездействия, наступления определённого факта. Она оформляется сотрудником компании и предоставляется руководителю, вышестоящим лицам.
- Согласно конституции, а именно её статье под номером 27, составление указанной бумаги – это право, а не обязанность любого работника. В свою очередь наниматель обязан затребовать данный документ в письменной форме:
- — до введения дисциплинарного взыскания (согласно статье 199 ТК РБ);
- — до вынесения распоряжения, касающегося взыскания некой суммы с зарплаты работника (согласно статье ТК под номером 408).
- В иных случаях руководитель обладает правом, однако вовсе не обязан требовать от работников предоставить разъяснение (для выяснения позиции сотрудника организации в конкретной ситуации, оценки причины совершённых действий, принятия каких-то решений).
- Какими бывают объяснительные записки?
- Рассматриваемый документ может быть:
- • оправдательным (когда он содержит причины неправильного действия, бездействия);
- • объяснительным (когда сотрудник предприятия поясняет деяния иных лиц, указывает обстоятельства, а также условия возникновения конкретных событий, случившихся по причинам, независящим от его).
- Как правило, в нём рассматриваются вопросы, касающиеся следующих аспектов:
- • появления на рабочем месте в состоянии опьянения (не важно при этом, является оно наркотическим, токсическим либо алкогольным);
- • прогула либо вообще отсутствия в положенное время на рабочем месте;
- • опоздания;
- • хищения чужой собственности, совершённого на рабочем месте;
- • нарушения норм и требований охраны труда;
- • аморальных поступков;
- • предоставления неверной информации в различные инстанции;
- • дисциплины;
- • некачественного, неполного выполнения обязанностей.
- Правила составления объяснительной записки
- Объяснительная записка оформляется на листах А4 индивидуально и в одном экземпляре.
- На некоторых предприятиях используется унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25 (в такой ситуации предварительно издаётся приказ либо распоряжение по поводу утверждения, применения выбранной формы).
- Так как унифицированная форма имеет рекомендательный характер, утверждение своего варианта можно осуществить при помощи соответствующего «местного» нормативно-право вого акта.
- В любом случае, объяснительная записка должна включать несколько частей:
- • фактическую (здесь необходимо указать факты, послужившие поводом для создания рассматриваемого документа);
- • причинную (здесь приводятся причины, которые могут объяснить сложившуюся ситуацию).
- Каждая из них должна объективным образом отражать факты и давать им чёткое пояснение.
- В отличие от докладной записки в рассматриваемом документе может отсутствовать логическая часть, где прописываются сделанные выводы, имеющиеся предложения.
- Помимо всего, перечисленного выше, в объяснительной записке в обязательном порядке указывается следующее:
- • наименование компании, где трудится работник;
- • место составления бумаги;
- • информация о получателе (ФИО, должность);
- • наименование документа «объяснительная записка»;
- • дата написания документа;
- • зарегистрированн ый номер;
- • ставится подпись.
В ситуациях, когда работник отказывается писать объяснительную записку, оформляется специальный акт, в котором указываются свидетели (как правило, их количество – 2 человека).
Конкретный образец пояснительной записки будет приведён ниже.
Когда пишется объяснительная записка?
Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.
Первая и наиболее распространенная причина — оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.
Правила оформления объяснительной записки: шапка
Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.
На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: «Объяснительная записка».
Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.
Объяснительная записка образец о пропускном режиме
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться.
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.). ФАЙЛЫСкачать пустой бланк объяснительной записки .docзаполнения объяснительной записки .doc Зачем нужна объяснительная записка Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Рекомендуем прочесть: Куб воды горячей красноярск
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3)
Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу)
Теперь поясним, как рассчитать 2-дневный срок, отведенный статьей 193 ТК РФ для дачи письменных объяснений:
Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.
Типовые правила составления
Несмотря на большую распространенность использования объяснительной в практической деятельности предприятий, в ОКУД ОК 011-93 об этом документе есть лишь одно упоминание. Причем в ОКУД просто сказано, что объяснительная относится к тем документам, которые касаются оформления дисциплинарных взысканий.
Образец объяснительной записки составляется на основании типовых требований к деловым документам, а именно:
- в шапке документа указывается название предприятия, должность и ФИО руководителя, кому подается документ;
- далее прописывается должность и ФИО оформляющего документ;
- название документа;
- краткое изложение событий в хронологическом порядке;
- аргументы, которые дают право на оправдание деяния;
- в нижней части документа — дата и подпись.
Помимо этого, в документе не должно присутствовать ненормативной лексики, просторечных слов и предложений, можно использовать только деловой стиль. Следует понимать, что, несмотря на то, что документ является внутренним, он может выступать в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Документ составляется от первого лица, в нем не должно содержаться просьб или заявлений, только «сухое» изложение фактов.
Объяснительная должна составляться на листе формата А4. Документ может быть написан от руки или составлен на компьютере.
Образец объяснительной записки может составить сам работодатель, чтобы избежать разногласий при составлении ее сотрудниками.
Еще несколько правил составления
Прежде всего, объяснительная записка – это не приговор, а лишь возможность прояснить сложившуюся ситуацию. Если сотрудник невиновен, то у него появляется шанс полностью оправдаться. Если работодатель все же решится на наложение дисциплинарного взыскания, то официальный документ позволит опротестовать его действия. И наоборот, если сотрудник отказывается давать пояснения, то такое поведение может быть расценено двояко.
Не стоит в объяснительной записке врать или обвинять своих коллег, правда все равно рано или поздно станет известной. Ни в коем случае не следует писать, что какая-то работа не входит в круг обязанностей или вы не знали, как сделать ту или иную операцию. При приеме на работу каждый человек подписывается под инструкцией с должностными обязанностями. Если психологически достаточно сложно писать слово «объяснительная» напишите «пояснительная записка» и старайтесь в дальнейшем не нарушать принятые на предприятии правила.