Образец заполнения путевого листа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения путевого листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Срок действия путевого листа

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

• обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
• обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

• указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
• отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля и его предназначение

Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист.

Маршрутный документ регистрируются в общем журнале учета путевых листов движений транспортных средств в соответствии с формой 8. Образец заполнения путевого листа можно найти здесь. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут. На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции. На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа. Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты: На фронтальной стороне в самой верхней части указываются: Номер, серия документа, дата его выдачи; Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД; Марка авто, номерной шифр; ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

Как правильно оформить путевой лист в командировку образец заполнения

Довольно часто работник едет в командировку в другой город на личном транспорте.

Это выгодно и той и другой стороне: служащий комфортно себя чувствует за рулем своего авто, а организация экономит на эксплуатации казенного автомобиля. После возвращения руководство предприятия компенсирует ему расходы. Казалось бы, всё очевидно и просто, но есть целый ряд нюансов в трактовке данного вида расходов для целей налогообложения и порядке возмещения израсходованных средств служащему. В списке приведены основные законодательные нормы, используемые при оформлении командировки: Постановление Правительства № 92; Положение о направлении работников в командировки, утвержденное Постановлением № 749; ФЗ № 212; ФЗ № 125; Письмо Минздравсоцразвития № 2538-19; Приказ Минтранса № 152.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2021 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Что такое однодневная командировка?

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение N 749). При этом минимальный срок командировки нормативными правовыми актами не установлен. Фактически любое перемещение работника с места постоянной работы по служебным заданиям, согласно Трудовому кодексу РФ, является служебной командировкой. Поэтому и однодневная поездка признается таковой.

Так, если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, это и есть однодневная командировка (абз. 4, 5 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение N 749). Причем такой местностью может быть как ближайший населенный пункт (например, Одинцово для Москвы), так и удаленный населенный пункт (например, Сочи для Москвы).

Однодневные командировки нельзя путать с разъездной работой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 3 п. 3 Положения N 749). При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя (абз. 8 ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ). Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках. Нормы Трудового кодекса РФ и других нормативно-правовых актов, регулирующих направление работника в командировку, к служебным поездкам работников с разъездным характером работы не применяются, поэтому оформлять однодневные командировки в таких случаях не нужно.

Налогообложение суточных при однодневных командировках

 Однодневные
командировки

Суточные в коммерческих
 организациях 

 Налогообложение 

По России 

По общему правилу 
не выплачиваются 
(абз. 4 п. 11
Положения N 749, 
Решение ВС РФ 
от 04.03.2005 
N ГКПИ05-147) 

х 

Производятся выплаты 
взамен суточных, если 
это предусмотрено 
коллективным договором 
или локальным 
нормативным актом 
(ч. 2 ст. 168 ТК РФ, 
абз. 2 п. 11
Положения N 749, 
Постановление
Президиума ВАС РФ 
от 11.09.2012 N 4357/12
по делу 
N А27-2997/2011) 

НДФЛ. Не облагаются в полном объеме 
при наличии документально 
подтвержденных расходов. 
При отсутствии документов расходы 
освобождаются от НДФЛ в пределах 
700 руб. при командировке по РФ 
и 2500 руб. при командировке за 
рубеж (абз. 12 п. 3 ст. 217, Письмо
Минфина России от 01.03.2013 
N 03-04-07/6189, Постановление
Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 
N 4357/12 по делу N А27-2997/2011). 
Налог на прибыль. Вопрос однозначно 
не урегулирован: 
- рискованный вариант - учесть можно
(абз. 1, п. п. 3, 25 ст. 255, 
пп. 12 п. 1 ст. 264, 
п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина 
России от 21.09.2009 
N 03-03-06/1/604); 
- учесть нельзя (Письмо УФНС России 
по г. Москве от 10.02.2006 
N 20-12/11312). 
Страховые взносы, в т.ч. 
от несчастных случаев. Вопрос 
однозначно не урегулирован: 
- не облагаются (ч. 2 ст. 9
Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2
Закона N 125-ФЗ, Письма ФСС РФ 
от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, 
Минздравсоцразвития России 
от 06.08.2010 N 2538-19, ПФР от 
29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 4)); 
- облагаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ, 
абз. 4, 5 п. 11 Положения N 749, 
ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, 
ч. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ) 

За рубеж 

Выплачиваются в размере
50% от размера 
суточных, установленных
для зарубежных 
командировок 
в коллективном 
договоре или локальном 
нормативном акте 
работодателя 
(п. 20 Положения N 749)

НДФЛ. Не облагаются в пределах 
2500 руб. (абз. 12 п. 3 ст. 217
НК РФ). 
Налог на прибыль. Суточные 
учитываются в расходах (пп. 12 п. 1
ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). 
Страховые взносы, в т.ч. от 
несчастных случаев. Не начисляются 
(ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, 
ч. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ) 

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

• работники, не достигшие 18-лет;
• беременные женщины;
• работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

• имеющие детей до 3 лет;
• воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
• осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Похожие записи:

• Декларация по алкоголю и пиву 2022
• Требования, предъявляемые к жилым помещениям
• 27.12.2022 Выплаты и пособия на детей в 2023 году